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Entlasten der Buchhaltung durch Digitalisierung
Von admin | 11.November 2011
Was kann man tun, um seine Dokumente zu schützen? Oder wie kommt man zum papierlosen Büro? Wie kann man seine Akten problemlos mitnehmen, ohne dicke Ordner zu schleppen? Zu all diesen Fragen gibt es eine Lösung: Das Archivieren von Dokumenten. Hierdurch schützt man diese durch schädliche Umwelteinflüsse (zum Beispiel Sonnenlicht, Hochwasser, Feuer) und hat sie übersichtlich und platzsparend auf der Festplatte. Ein weiterer Vorteil: Durch die Suchfunktion ersparrt man sich langes Blättern in den Aktenordnern. Hierdurch spart man Zeit und wie sagt man so schön? Zeit ist Geld.
Steigerung der Effizienz der Buchhaltung
Wer nicht auf ein papierloses Büro umsteigen möchte, sollte sich aber zumindest einen Gedanken über das Digitalisieren von Rechnungen und Zahlungsbelegen machen. Hierzu kann man eine Rechnung oder einen Beleg scannen und anschließend validieren. Bei der Validierung werden die wichtigsten Informationen (zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Kundennummer) so aufbereitet, dass diese durch eine Suchfunktion problemlos gefunden werden können. Hierdurch können anschließende Arbeitsprozesse deutlich verkürzt werden. Hierdurch kann die Buchhaltung wesentlich effizienter arbeiten.
Wie das Archivieren vor sich geht
Die elektronische Archivierung ist ein sehr zeitaufwendigs Unterfangen, welches sich aber aus oben genannten Gründen lohnt. Hierbei werden die Papierdokumente digitalisiert, also in elektronischer Form auf dem Computer abgespeichert. Hierbei bleiben selbstverständlich auch die Originaldokumente erhalten! Denn letztlich werden die Dokumente in erster Linie eingescannt. Dies bedeutet letztlich, man muss Beleg für Beleg scannen und abspeichern. Hierzu benötigt man jedoch auch eine gute Software, denn ansonsten hätte man nur eine Festplatte voller digitaler Kopien. Die geeignete Software hilft dabei, diese Dokumente übersichtlich zu archivieren und in der richtigen Reihenfolge abzuspeichern. Hier werden verschiedene Softwarelösungen angeboten, die sich sehr voneinander unterscheiden. Es kommt nämlich darauf an, was für Dokumente man digitalisieren möchte, wieviele und natürlich zu welchem Zweck. Es macht einen großen Unterschied in welcher Branche derjenige tätig ist, oder ob es gar eine Digitalisierung zu privaten Zwecken sein soll.
Author adminTopics: Finanzen & Wirtschaft | Kommentare deaktiviert für Entlasten der Buchhaltung durch Digitalisierung
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